home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The Business Master (3rd Edition) / The Business Master (3rd Edition).iso / files / cataging / recfind / read.me < prev    next >
Text File  |  1989-02-27  |  16KB  |  331 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.                                                                         1
  5.  
  6.  
  7.        ===========================THE RECORD FINDER==========================
  8.        
  9.       _________________________________________________________________________
  10.  
  11.                          GENERAL NOTES ON USING THE PROGRAM
  12.       _________________________________________________________________________
  13.             
  14.             The RECORD FINDER creates indexes for collections of records and
  15.        compact disks.  This program does not require you to arrange your
  16.        records on the shelf in any special order, such as by record title or
  17.        by composer.  What this program does require, is that you number your
  18.        recordings and keep them in the order in which they are numbered.
  19.        This can easily be done by taking paper labels, number them beginning
  20.        with "1", "2", "3", "4", etc., and then applying the labels to the
  21.        records in the order in which they are already located on the shelf.
  22.        The program functions by referring to the ID numbers which you have
  23.        assigned to your recordings.  After applying labels to the recordings
  24.        and entering information into the database, you will be able to
  25.        quickly locate any recording by searching for the names of performing
  26.        artist, composer, record title, manufacturer's label number, title of
  27.        composition, and by keyword.
  28.             
  29.             The program is a menu driven and is arranged in a hierarchical
  30.        manner with most main menu choices leading to sub-menus.  Selecting
  31.        choices from menus may do done in two ways:  1) using the arrow keys
  32.        to move the light-bar to the menu choice, followed by pressing ENTER;
  33.        2) by pressing the first letter of the menu choice.
  34.             
  35.             The program will work on a system with either a monochrome or
  36.        color monitor.  When a color monitor is used, colors will be
  37.        displayed.  At the beginning of the program an animated display of
  38.        recordings being arranged in order is shown.  If this becomes
  39.        annoying, you may eliminate this display by erasing the file
  40.        "WINDOWS.DBF".
  41.             
  42.             The first time the program is run the following files will be
  43.        created:
  44.        
  45.             RECORDS1.DBF
  46.             RECORDS2.DBF
  47.             ACCESS1.NDX
  48.             ACCESS2.NDX
  49.             C_TITLE.NDX
  50.             COMPOSER.NDX
  51.             KEYWORD.NDX
  52.             LABEL.NDX
  53.             PERFORM.NDX
  54.             TITLE1.NDX
  55.             TITLE2.NDX
  56.        
  57.             These files will be installed on the floppy disk in drive B
  58.        unless you are using a system with a hard disk.  The files with the
  59.        names "RECORDS1.DBF" and "RECORDS2.DBF" should be backed up every time
  60.        significant amounts of data have been entered into the program.  The
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.                                                                         2
  71.  
  72.  
  73.        files with the extension of "NDX" are index files which are used for
  74.        searching the program.  After significant amounts of data have been
  75.        entered into the program, it is possible that these files may become
  76.        unbalanced, which results in lengthened searching times when querying
  77.        the database.  To reduce searching time, start the program by typing
  78.        "RECORDS UPDATE".  This will cause the program to rebuild these files
  79.        for maximum efficiency, however it takes a significant amount of time
  80.        to rebuild these files, so this should only be done infrequently.
  81.        
  82.             It is strongly recommended that a hard disk drive be used for
  83.        running the program.  The program requires extra disk space for
  84.        temporary work files during nearly every phase of operation.  Lack of
  85.        disk space can cause the program to fail.
  86.        
  87.       _________________________________________________________________________
  88.  
  89.                                PROGRAM SPECIFICATIONS
  90.       _________________________________________________________________________
  91.        
  92.        Maximum no. of sound recordings indexed:                     99,999
  93.        Maximum no. of performers per recording:                         30
  94.        Maximum no. of composers and composition titles per recording:   32
  95.        Maximum no. of keywords per composition title:                    1
  96.        Maximum no. of characters per record title:                      50
  97.        Maximum no. of characters per record label number:               40
  98.        Maximum no. of characters per composer:                          50
  99.        Maximum no. of characters per composition title:                 50
  100.        Maximum no. of characters per associated keyword:                45
  101.        Maximum no. of characters per associated timing :                25
  102.        Maximum no. of characters per performing artist:                 45
  103.        
  104.       _________________________________________________________________________
  105.  
  106.                                HARDWARE REQUIREMENTS
  107.       _________________________________________________________________________
  108.        
  109.             IBM PC or compatible with 640K of memory and a monochrome or
  110.             color monitor.
  111.             
  112.             DOS version 2.0 or later.
  113.             
  114.             One floppy disk drive and a hard disk.  A second floppy disk
  115.             drive may be substituted for the hard disk, however this will
  116.             limit the number of recordings that can be indexed.
  117.             
  118.             One printer (optional).
  119.        
  120.        
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.                                                                         3
  137.  
  138.       _________________________________________________________________________
  139.  
  140.                          DESIGNATING THE PRINTER TO BE USED
  141.       _________________________________________________________________________
  142.             
  143.             The program assumes that the printer you are using is a parallel
  144.        printer capable of printing in compressed mode.  If your printer is
  145.        not capable of printing in compressed mode, type "SET
  146.        COMPRESSED=FALSE" before running the program.  If your printer is
  147.        connected to a serial port, type "SET PRINTER=COM1," or "SET
  148.        PRINTER=COM2" depending upon which port you have the printer connected
  149.        to. Other options include "SET PRINTER=LPT2," or "SET PRINTER=LPT3" if
  150.        you have a parallel printer connected to one of these ports
  151.        
  152.       _________________________________________________________________________
  153.  
  154.              INSTALLING THE PROGRAM ON A SYSTEM WITH A HARD DISK DRIVE
  155.       _________________________________________________________________________
  156.        
  157.             Make sure that there is a CONFIG.SYS file in the root directory
  158.        of the hard disk.  The CONFIG.SYS file should have the following
  159.        statement in it:  "FILES=20.  A sample CONFIG.SYS file has been
  160.        included on the program disk if you do not have this file.  Insert the
  161.        program disk into drive A, and copy all of the files from drive A into
  162.        a subdirectory of your choosing.  Type "RECORDS to begin the program.
  163.             
  164.       _________________________________________________________________________
  165.  
  166.            INSTALLING THE PROGRAM ON A SYSTEM WITH TWO FLOPPY DISK DRIVES
  167.       _________________________________________________________________________
  168.             
  169.             Make sure that there is a CONFIG.SYS file on the DOS disk that
  170.        you use to start the computer with. The  CONFIG.SYS file should have
  171.        the following statement in it:  "FILES=20."  A sample CONFIG.SYS file
  172.        has been included on the program disk if you do not have this file.
  173.        Make a backup copy of the program disk.  Insert the backup disk into
  174.        drive A, and a blank formatted disk into drive B.  Type "A:RECORDS" to
  175.        begin the program.
  176.             
  177.       _________________________________________________________________________
  178.  
  179.                        ENTERING INFORMATION INTO THE DATABASE
  180.       _________________________________________________________________________
  181.             
  182.             Select "A) Add Information" from the main menu.  You will see the
  183.        first data entry screen appear.  There are a total of ten data entry
  184.        screens.  Information may be entered in the parts of the screen where
  185.        reverse video appears.  You may can forward to a new screen by
  186.        pressing "PgDn," or backwards by pressing "PgUp."  When you are
  187.        finished entering data press the "End" key while holding down the
  188.        "Ctrl" key.  If you wish to return to the main menu without saving
  189.        your data, press the "Esc" key.
  190.             
  191.             On the first screen you will see an area for "Record ID number."
  192.        You should enter a number here which corresponds to the number of the
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.                                                                         4
  203.  
  204.  
  205.        recording on the shelf (It is assumed that you have already numbered
  206.        your recordings starting with 1, 2, 3, 4, ...n).  Where it says
  207.        "Record Label No.," the program refers to the manufacturer's standard
  208.        label and number which appears on each recording, such as "Columbia MS
  209.        7194," "AGL 1-2706" or "KM 32659."  Where it says "Record Title" enter
  210.        the name of the record title as it appears on the record jacket or on
  211.        the record disk label.  Also on the first screen there will be an area
  212.        for entering the names of performing artists.  Single names should be
  213.        entered last name first, however names of performing groups may be
  214.        entered in normal order.
  215.             
  216.             The third through tenth data entry screens are for entering
  217.        information about individual composers and titles of compositions.
  218.        Where it says "Composer," you should enter the name of the composer,
  219.        last name first.  Example: "Beethoven, Ludwig Van."  Where it says
  220.        "Composition Title," enter the title of the piece on the recording.
  221.        Where it says "Timing" enter the amount of time it takes to perform
  222.        the piece.  Examples of valid input include: "23 minutes," "About one
  223.        hour," or "15:22."  Where it says "Keyword," enter a word which
  224.        describes the piece recorded, such as "Jazz," "Blues," "Baroque
  225.        Music," "Pop tunes," etc.
  226.             
  227.       _________________________________________________________________________
  228.  
  229.                                     EDITING DATA
  230.       _________________________________________________________________________
  231.             
  232.             If you should discover that errors were made while inputting
  233.        data, it is possible to go back and edit the data.  To do this, select
  234.        "B)  Modify Data" from the main menu, followed by "A) Edit an
  235.        Individual Recording" at the "Editing Menu."  You will then be
  236.        prompted to enter the record ID number of the recording you wish to
  237.        edit.  A data entry screen will appear similar to the one which was
  238.        used for editing data, however information previously entered will now
  239.        be in place on the screen.  You may move backwards and forward through
  240.        the ten screens just as you did when first entering data.  The same
  241.        method for exiting to the main menu is also used.
  242.             
  243.             Another way to edit data is to do a global search and replace.
  244.        This may only be done with names of composers, names of performers,
  245.        and keywords.  This is useful when you have found that you have
  246.        entered names in varying forms such as "Beethoven, Ludwig Van," and
  247.        "Beethoven, L. V. "  For example, by using the global search and
  248.        replace, you can tell the program to search for all occurrences of
  249.        "Beethoven, L. V." and replace them with "Beethoven, Ludwig Van."
  250.             
  251.  
  252.  
  253.  
  254.  
  255.  
  256.  
  257.  
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.                                                                         5
  269.  
  270.       _________________________________________________________________________
  271.  
  272.                                 DELETING A RECORDING
  273.       _________________________________________________________________________
  274.             
  275.             If you ever remove a recording from your collection and wish to
  276.        delete information about this recording from the database, select "C)
  277.        Delete Information" from the main menu.  You will be prompted to enter
  278.        the record ID number of the recording you wish to delete.  You will
  279.        then be prompted to confirm the deletion.
  280.             
  281.       _________________________________________________________________________
  282.  
  283.                                SEARCHING THE DATABASE
  284.       _________________________________________________________________________
  285.        
  286.             Select choice "C) Search the Database" from the main menu.  A new
  287.        menu will appear with the following options:  A) Record ID Number; B)
  288.        Record Title; C) Performer; D) Composer; E) Title of Composition; F)
  289.        Keyword; G) Record Label Number.  Select the option you wish to search
  290.        for.  You will then be prompted to enter a name, keyword, title, etc.
  291.        In all searches truncation is allowed.  For example: entering the
  292.        letters "Bach" during a composer search would result in locating
  293.        "Bach, Johann Sebastien" and "Bach, Johann Christian".  The more
  294.        letters you enter in the search, the more precise you will be in the
  295.        results you get.  For example: entering "Bach, Johann Sebastien" would
  296.        retrieve the only those recordings which had compositions by Johann
  297.        Sebastien Bach.  One option that is available when searching for the
  298.        names of composers, is to limit the search to specific titles by that
  299.        composer.  This is useful when you have many compositions by the same
  300.        composer, and you don't want to locate all of them.
  301.             
  302.             If any matching entries are found a new screen will pop up.  At
  303.        the top of the screen there will be a message "Screen 1 of n" where
  304.        "n" represents the number of matching entries.  At the bottom of the
  305.        screen a menu will appear.  The choices are "Show previous," "Display
  306.        next," "Jump," and "Return to menu."  Selecting "Display next" will
  307.        move you forward to the next screen, and selecting "Show previous"
  308.        will move you backwards to the previous screen.  Selecting "Jump" will
  309.        allow you to go directly to any screen while skipping screens in
  310.        between.  "Jump" is useful when you have many matching entries and you
  311.        wish to move about rapidly.  After selecting "Jump" you will be
  312.        prompted to enter the screen number that you wish to go directly to.
  313.        
  314.       _________________________________________________________________________
  315.  
  316.                                 PRINTING THE INDEXES
  317.       _________________________________________________________________________
  318.        
  319.             Select choice "D) Print Indexes" from the main menu.  You will
  320.        then be taken to a new menu where you will be given the choice as to
  321.        which type of index you want printed.  You will then be given the
  322.        choice of sending the output to the printer or disk file.  Sending the
  323.        output to a disk file is useful when you wish to custom tailor the
  324.        results with a word processing program.
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.